സ്ഥാപന ഘടന
1) ഭരണസംഘടന (Elected Wing)
- പ്രസിഡന്റ് (പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്): പഞ്ചായത്തിന്റെ രാഷ്ടീയ വിധിനിര്ണയം, സമഗ്ര മേല്നോട്ടം.
- വൈസ് പ്രസിഡന്റ്: പ്രസിഡന്റിന് സഹായം, പ്രത്യേക ചുമതലകള്.
- സ്റ്റാന്ഡിംഗ് കമ്മിറ്റികള്:
- ഫിനാന്സ്, ഡവലപ്മെന്റ് & പ്ലാനിങ്ങ്
- ഹെല്ത്ത് & സാനിറ്റേഷന്
- എഡ്യുക്കേഷന്, കള്ച്ചര്, സ്പോര്ട്സ്
- പാരിസ്ഥിതിക സംരക്ഷണം & ജലവകുപ്പ് (വെള്ളവിതരണം/സ്വച്ഛഗ്രാം)
- സോഷ്യല് വെല്ഫെയര് & വനിത/കുട്ടികള്
- പബ്ലിക് വര്ക്സ് & ഇന്ഫ്രാസ്ട്രക്ചര്
- ഗ്രാമസഭ/വാര്ഡ് സഭകള്: ഓരോ വാര്ഡിലും.
- പഞ്ചായത്ത് കമ്മിറ്റി (സര്വ അംഗങ്ങളും): ബഡ്ജറ്റ്, പ്ലാന് അംഗീകാരം.
2) ഭരണനിര വിശദംശം (Administrative Wing)
- സെക്രട്ടറി (പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറി) – ഹെഡ് ഓഫ് ഓഫീസ്; എല്ലാ അഡ്മിന്, ഫിനാന്സ്, ഫയല് മേല്നോട്ടം.
- അസിസ്റ്റന്റ് സെക്രട്ടറി/ജൂനിയര് സൂപ്രണ്ട് – ശാഖാ ഏകോപനം.
- സെക്ഷന് ഓഫീസര്മാര്/സീനിയര് ക്ലര്ക്കുകള് – ശാഖാ തല ചുമതലകള്.
- ജൂനിയര് ക്ലര്ക്കുകള്/അസിസ്റ്റന്റ്സ് – ഫയല് പ്രവഹനം, രജിസ്റ്റര്, പൗര സേവനങ്ങള്.
- ഓഫീസ് അറ്റന്ഡന്റ്,/പിറ്റിഎസ്, സ്വച്ഛത ജീവനക്കാര്.
3) ശാഖാപിരമിഡ് (Core Departments/Sections)
- ജനറല് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന് വിഭാഗം
- ഇന്വര്ഡ്/ഔട്വര്ഡ്, RTI, പൊതുവാര്ത്ത, മീറ്റിംഗ് പ്രൊസീഡിംഗ്സ്
- അക്കൗണ്ട്സ് & ഫിനാന്സ് വിഭാഗം
- ബജറ്റ്, ബില്, ഓഡിറ്റ് കോ-ഓര്ഡിനേഷന്, തരക്കാരൻ പണമടവ്, PFMS/IFMS ഇടപാടുകള്
- പ്ലാനിങ്ങ് & പ്രൊജക്ട് ഇമ്പ്ലിമെന്റേഷന് സെക്ഷന്
- വാര്ഷിക പഞ്ചായത്ത് പദ്ധതി, പീപ്പിള്സ് പ്ലാന് സമ്പ്രദായം, DPR, ടെക്നിക്കല് സാങ്ക്ഷന് ഫോളോ-അപ്പ്
- ലൈസന്സ് & റവന്യൂ വിഭാഗം
- ബില്ഡിംഗ് പെര്മിറ്റ്, വാണിജ്യ ലൈസന്സ്, പ്രോപ്പര്ടി/പ്രഫഷന് നികുതി, ഇ-ഗവണ് സര്വീസുകള്
- ഹെല്ത്ത് & സാനിറ്റേഷന് വിഭാഗം
- സോളിഡ്/ലൈക്വിഡ് വേസ്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ്, ആരോഗ്യപരിശോധന, പൊതുശുചിത്വം
- പബ്ലിക് വര്ക്സ്/ടെക്നിക്കല് സെക്ഷന്
- റോഡ്, കുടിവെള്ളം, സ്റ്റ്രീറ്റ്ലൈറ്റുകള്, ചെറിയ നിര്മ്മാണ-പരിഹാരം; JE/ഓവര്സീയര് പിന്തുണ
- സോഷ്യല് വെല്ഫെയര് & ക്ഷേമപദ്ധതി സെക്ഷന്
- പെന്ഷന്, ഗൃഹ-സഹായധനം, ലക്ഷ്യബദ്ധ ഗുണഭോക്തൃ പട്ടിക, DBT
- കൃഷി/ആനിമല് ഹസ്ബന്ഡ്രി ലിയേസണ്
- കൃഷിഭവന്, വെറ്ററിനറി, കായല്/പാടശേഖര സംരക്ഷണം ഏകോപനം
- എജ്യുക്കേഷന് & ലൈബ്രറി/കല്ചറല്
- ആംഗന്വാടി/ICDS കോ-ഓര്ഡ്, ലൈബ്രറി കൗണ്സില്, തുടര്വിദ്യാഭ്യാസം
- ദുരന്തനിവാരണ & പരിസ്ഥിതി സെൽ
- വെള്ളപ്പൊക്കം, തീരസംരക്ഷണം/കായല് മേഖല, DRM പ്ലാന്, മഴപ്പുഴ/കായല് ശുചീകരണം
കുറിപ്പ്: ചെറിയ പഞ്ചായത്തുകളില് ഇതിലെ ചില ശാഖകള് ക്ലബ് ചെയ്ത് ഒരു സെക്ഷനാക്കി നടത്താം.
4) സാങ്കേതിക പിന്തുണ (Technical/Line support)
- അസിസ്റ്റന്റ് എഞ്ചിനീയര്/ഓവര്സീയര് (LSGD)
- ജലവകുപ്പ്/ഹെല്ത്ത് ഇന്സ്പെക്ടര് ലയിസണ്
- അക്വാട്ടിക് എക്കോസിസ്റ്റം/പടിഞ്ഞാറന് കായല് മാനേജ്മെന്റിനു വിദഗ്ധ ഉപദേഷ്ടാവ് (ആവശ്യത്തിന്)
- ഐടി പിന്തുണ: e-Office, Sevana, Sanchaya, Sachithra, KSWAN/PeGS ഇന്റഗ്രേഷന്.
5) സേവാകേന്ദ്രങ്ങള്/ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ്
- അഖില സേവന കൗണ്ടര് (Single Window): സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്, ലൈസന്സ് അപേക്ഷ, നികുതി അടവ്, പൊതുയാചന
- Citizen Helpdesk/Citizen Facilitation Center
- ഓണ്ലൈന് സേവന പോര്ട്ടല്, ഡിജിറ്റല് പേമന്റുകള്, SMS/WhatsApp അറിയിപ്പുകള്
6) ഗവണന്സ് പ്രക്രിയകള്
- സ്റ്റാന്ഡേര്ഡ് ഓപ്പറേറ്റിങ് പ്രോസീജര്സ് (SOP): ഫയല് ടൈംലൈന്, SLA, ചെക്ക്ലിസ്റ്റുകള്
- വാര്ഡ് സഭ കലണ്ടര്, സാമൂഹ്യ ഓഡിറ്റ്, പ്രോജക്ട് മോണിറ്ററിങ് ഡാഷ്ബോര്ഡ്
- ഇടക്കാല-വാര്ഷിക ഓഡിറ്റ് റെസ്പോണ്സ് മെക്കാനിസം
- പരാതിപരിഹാര സെല്: grievance register, escalation matrix
- തുറന്ന ഡാറ്റ/സുതാര്യത: മീറ്റിംഗ് മിനിട്സുകള്, ബജറ്റ്, പ്രവൃത്തി പുരോഗതി വെബ്സൈറ്റില്
7) മനുഷ്യ വിഭവ (HR) ക്രമീകരണം — ഉദാഹരണ കാഡര് മാട്രിക്സ്
- സെക്രട്ടറി: 1
- അസിസ്റ്റന്റ് സെക്രട്ടറി/സൂപ്പറിന്റണ്ടന്റ്: 1
- സെക്ഷന് ഓഫീസര്/സീനിയര് ക്ലര്ക്കുകള്: 3–5 (വലുപ്പം അനുസരിച്ച്)
- ജൂനിയര് ക്ലര്ക്കുകള്/അസിസ്റ്റന്റുമാര്: 6–10
- അക്കൗണ്ട്സ് ഓഫീസര്/അക്കൗണ്ടന്റ്: 1–2
- ഹെല്ത്ത് ഇന്സ്പെക്ടര്/JHI സഹകരണം (ഡെപ്യൂട്ടേഷന്/ലയിസണ്)
- ഓവര്സീയര്/JE: 1–2
- ഡാറ്റ എന്ട്രി ഓപ്പറേറ്റർ/IT സഹായി: 1–2
- ഓഫീസ് അറ്റന്ഡന്റ്/സാനിറ്റേഷന് സ്റ്റാഫ്: ആവശ്യമനുസരിച്ച്
8) നിബന്ധനാപരമായ സമിതികളും പാനലുകളും
- ടെന്ഡറിംഗ്/പരിഹാര കമ്മിറ്റികള് (Purchase, Works)
- Vigilance & Ethics കമ്മിറ്റികള്
- Child Protection/ICPS ലിങ്ക് കമ്മിറ്റികള്
- Waste Management Task Force
- Disaster Management Committee (വാര്ഡ് തല ഉപകമ്മിറ്റികളോടെ)
9) രേഖാപദ്ധതി & മോണിറ്ററിങ് ഉപകരണങ്ങള്
- പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ബുക്ക്, രജിസ്റ്റര് സെറ്റ് (ബില്ഡിംഗ്, ലൈസന്സ്, വരവുചെലവ്, CSR/MLA/MP ലിങ്ക്)
- KPI സെറ്റ്: സേവന SLA അനുസരണം, വരുമാന ശേഖരണ ശതമാനം, പദ്ധതി തികഞ്ഞതിന്റെ അനുപാതം, പരാതിപരിഹാര TAT
- മാസ/ത്രൈമാസ അവലോകന യോഗങ്ങള്, ഡാഷ്ബോര്ഡ് റിപ്പോര്ട്ടിംഗ്
10) നടപ്പാക്കല് റോഡ്മാപ്പ് (ഘട്ടങ്ങള്)
- നിലവിലെ അവസ്ഥാ വിലയിരുത്തല്: സ്റ്റാഫ്, പ്രവാഹങ്ങള്, സേവന SLA, IT സിസ്റ്റം ഗ്യാപ് അനാലിസിസ്
- ഓര്ഗാനംഗ്രാം ഫൈനലൈസ് ചെയ്യല്: സ്ഥാനങ്ങള്, TOR, ഉത്തരവാദിത്ത മാട്രിക്സ് (RACI)
- SOP & ചെക്ക്ലിസ്റ്റുകള് പുറത്തിറക്കല്; ട്രെയിനിംഗ് പ്ലാന്
- ഡിജിറ്റല് സംവിധാനങ്ങളുടെ ഏകീകരണം: Sevana/Sanchaya/Sachithra, e-office
- പൈലറ്റ് വാര്ഡുകളില് നടപ്പാക്കല്; ഫീഡ്ബാക്ക് അധിഷ്ഠിത തിരുത്തലുകള്
- സമ്പൂര്ണ്ണ റോള്ഔട്ട്; KPI-ഒഴികെ അവലോകനം